Dynamiskt Inköpssystem avseende konsult- och specialisttjänster

Omfattning

Upphandlingen avser inrättandet av ett dynamiskt inköpssystem (DIS) enligt LOU för konsult- och specialisttjänster. Karlstad Innovation Park ska kunna köpa in spetskompetens när behov uppstår i pågående projekt. Kvalificering och tilldelning görs enligt reglerna för selektivt förfarande, och förhandling är inte tillåten. Karlstad Innovation Park är den breda ingången till innovationsstödet i Värmland. Organisationen stöttar entreprenörer, innovatörer och etablerade företag i länets 16 kommuner och finansieras främst av Karlstads kommun, Region Värmland, Tillväxtverket och Vinnova. DIS:et är indelat i 16 kompetensområden. Leverantören ansöker om ett eller flera av dem. Det finns ingen rangordning mellan leverantörerna. Varje inköp sker som en anbudsinbjudan till alla leverantörer som är antagna inom det aktuella kompetensområdet. Inga volymer garanteras, varken per år eller per kompetensområde. Den faktiska volymen beror på vilka projektmedel beställaren beviljas.

Tjänsten

Kompetensområdena är exempel och inte uttömmande. Beställaren kan i en anbudsinbjudan efterfråga närliggande specialistkompetens. • Projektledning, programledning och projektkoordinering: projektledare, delprojektledare, programledare, projektkoordinatorer och PMO-stöd. • Processledning, facilitering och samverkansledning: processledare, workshopledare och facilitatorer, samt stöd i komplex samverkan mellan flera aktörer. • Metodledning och Mål & Processkartläggning: metodledare med erfarenhet av Navigator, Mål & Processkartläggning eller motsvarande strukturerad metodik. • Coacher och deltagarstöd: coacher som arbetar direkt med individer, entreprenörer och företag i Navigatorprocesser och liknande program. • Entreprenörscoachning: entreprenörskap, personlig utveckling i entreprenörsrollen, affärsdriv och genomförande. • Scouting och matchning: scouting, search och matchning mellan entreprenörer, företag, forskning, behov och affärsmöjligheter. • Affärsutveckling och företagsutveckling: affärsmodeller, kommersialisering, marknad, försäljning, SME-utveckling, startup/scaleup och internationalisering. • Innovation och innovationsledning: open innovation, innovationsprocesser, ekosystemutveckling och innovationssystem. • Strategi, verksamhets- och organisationsutveckling: strategiarbete, organisationsdesign, governance, förändringsledning och portföljstyrning. • Beteendevetenskap, HR och organisationspsykologi: HR, team- och ledarskapsutveckling, organisationskultur, kompetenskartläggning och arbetsmiljö. • Analys, förstudier och omvärldsbevakning: kartläggningar, marknads-, behovs- och omvärldsanalys samt intervjustudier. • Utvärdering, effektmätning och följeforskning: projektutvärdering, effektlogik, indikatorer, datainsamling och följeforskning. • Finansiering och projektutveckling: ERUF, Interreg, Tillväxtverket, Vinnova och andra program, projektansökningar, medfinansiering och projektlogik. • Kommunikation, varumärke och kreativ produktion: kommunikationsstrategi, PR, copy, grafisk design, film, foto, presentationer och digitalt innehåll. • Digitalisering, data, AI och digitala plattformar: AI och generativ AI, automation, dataanalys, digital transformation, UX/UI, systemarkitektur och plattformsutveckling. • Design, tjänsteutveckling och konceptutveckling: tjänstedesign, design thinking, industridesign, UX, konceptdesign, användarstudier och prototyper.

Utförande

Leverantören planerar, administrerar, genomför och följer upp varje insats. Omfattning, specialinriktning och krav framgår av varje anbudsinbjudan. Konsulterna har med sig egen utrustning (dator, telefon och hörlurar). Under insatsen representerar leverantören Karlstad Innovation Park och ska följa organisationens värderingar (Coacha/Respektera/Utveckla). Leverantören får inte använda insatsen för att marknadsföra sin egen verksamhet.

Konsulter/Kompetenser

Krav vid ansökan om att ansluta till DIS:et: Minst två års erfarenhet av att planera, upprätta och leverera konsulttjänster inom de kompetensområden ansökan gäller. Ett nystartat bolag kan uppfylla kravet genom en nyckelperson med motsvarande erfarenhet. Leverantören ska beskriva hur den anpassar insatser efter mottagarens behov och hur den ser till att konsulter alltid finns tillgängliga. Leverantören ska lämna en organisationsbeskrivning och visa vilka personella resurser den har tillgång till.

Krav per avrop

Konsultnivå, kompetens, erfarenhet, referenser, certifiering/diplom/licens och kunskap inom kompetensområdet anges i varje anbudsinbjudan. På begäran ska leverantören styrka att de offererade konsulterna uppfyller kraven, med till exempel CV och referensuppdrag. Underkonsulter ska anges i anbudet. De får bara användas efter skriftligt godkännande och ska ha minst samma kompetens som de offererade konsulterna.

Referenser

Referensuppdragen används för kvalificering till DIS:et. Minst tre referensuppdrag, och minst ett per kompetensområde som ansökan gäller. Uppdragen ska ha utförts åt minst två olika beställarorganisationer och visa erfarenhet av konsultinsatser åt organisationer som liknar Karlstad Innovation Park. Uppdragen ska ha utförts under de senaste två åren, räknat från den dag ansökan lämnas in. Uppdragen ska ha omfattat planering, genomförande och uppföljning och ha utförts på ett godkänt sätt. Referenspersonerna kontaktas per telefon och/eller e-post, högst tre gånger. Går en referensperson inte att nå riskerar ansökan att förkastas. Referenspersonerna bör därför vara tillgängliga veckan efter att ansökan lämnats in. I enskilda avrop kan referenser också användas som utvärderingskriterium.

Utvärdering

Steg 1 – Ansökan om att få delta i DIS:et Leverantören ansöker om ett eller flera kompetensområden. Ansökan prövas mot uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav: erfarenhet, arbetssätt och organisation samt referensuppdrag. Ansökan kan lämnas med ESPD, och då lämnas bevisen först på begäran inom tre arbetsdagar. Den kan också lämnas med alla bevis direkt. Alla leverantörer som uppfyller kraven antas. Svar ges normalt inom tio dagar. Steg 2 – Anbud på enskilda avrop När ett behov uppstår skickas en anbudsinbjudan till alla antagna leverantörer inom kompetensområdet. Tilldelningsgrunden väljs per avrop: pris, kostnad eller bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Kriterierna kan vara rangordnade eller viktade. Ersättningsmodellen anges per avrop, till exempel pris per timme, pris för en hel insats oavsett antal deltagare eller timmar, eller fast pris. Exempel på kvalitetskriterier är konsultens utbildning och erfarenhet, leveranstid, tillgänglighet och möjlighet att anpassa insatsen, insatsens innehåll och längd samt referenser eller referensuppdrag. Minst två personer från Karlstad Innovation Park bedömer anbuden.