Konsulttjänster som projektledare, uppdragsledare och förändringsledare som inte är detaljerat IT-tekniska.

Omfattning

Ramavtal för konsulttjänster som projektledare, uppdragsledare och förändringsledare. Uppdragen gäller inte detaljerad IT-teknik. Upphandlingen görs som öppet förfarande enligt LOU och utan förhandling. Konsulterna ska leda förändrings- och utvecklingsarbete inom kommunens utvecklingsportföljer, bland annat digitalisering, kompetensförsörjning och social hållbarhet. De ska också leda kommunövergripande projekt under kommundirektören, till exempel stadsdelsutveckling, hållbarhet och organisationsutveckling. Uppdragen kan vara korta eller långa, med en intensitet på 25–100 %. Uppdragen kan också vara förstudier och delprojekt. Projektkontoret räknar med ett behov av 10–20 konsulter per år. Ingen volym garanteras. Kommunen har redan angränsande ramavtal för projektledning inom bygg, VA, mark, park och gata, och för kommun- och förvaltningsövergripande organisationsutveckling. Avrop görs med förnyad konkurrensutsättning. Alla ramavtalsleverantörer måste svara på varje avropsförfrågan eller avböja med en motivering.

Tjänsten

Projektledare/uppdragsledare

Planerar, leder och följer upp uppdraget inom ramarna för tid, kostnad och kvalitet. Äskar, planerar och prioriterar resurser och leder deltagarna operativt. Ansvarar för budget, ekonomisk uppföljning, prognoser och tidrapportering. Hanterar risker och ändringar och rapporterar löpande till beställaren och intressenterna.

Förändringsledare

Driver förändring i verksamheterna tillsammans med kommunens chefer. Ser till att nya arbetssätt, system, organisation eller kultur förankras och ger avsedd effekt.

Utförande

Kommunens projektstyrningsmodell (baserad på Projektil) och projektverktyget Antura ska användas. Dokumentationen görs i modellens mallar. Uppdrag ska kunna starta inom cirka två veckor från avrop. En konsult får ha högst en heltid i uppdrag hos kommunen, fördelat på ett eller flera uppdrag. Leverantören ansvarar för kompetensöverföring till en intern resurs utan extra ersättning. Tid redovisas varje månad i kommunens system. Vite på 5 000 kr per månad och konsult kan tas ut om tidrapporteringen brister. Leverantören ska ha en kundansvarig och beskriva hur konsulternas kompetensutveckling går till. Byte av konsult kräver kommunens godkännande. Kommunen har rätt att intervjua ersättaren och ta referenser.

Konsulter/Kompetenser

Krav på de erbjudna konsulterna

Minst tre konsulter ska erbjudas. Alla ska ligga på minst nivå 4 och minst en på nivå 5. Minst en av konsulterna ska ha kompetens och erfarenhet av projektledning. Det ska anges vilka roller varje konsult kan ta: projektledare, uppdragsledare, förändringsledare och/eller kravledare. CV ska bifogas, utan personnummer och bild. Kompetensnivåer (bygger på Kammarkollegiets och ADDA:s modeller) Nivå 4: hög generalistkompetens eller mycket hög kompetens inom sitt område. Har deltagit i stora uppdrag och tar huvudansvar för att leda en större grupp. Nivån nås normalt efter 9–12 år inom området, räknat i år inom rollen och inte nödvändigtvis som konsult. Nivå 5: expert på marknaden. Har minst 3 år på nivå 4 och stor vana av ledande befattning.

Kompetenskrav

Relevant utbildning och dokumenterad erfarenhet för det avropade uppdraget. Kunskap om och erfarenhet av projektstyrningsmodell (för projektledare och uppdragsledare). Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Kunskap om regelverk och lagstiftning inom sitt ansvarsområde. Förmåga att leda komplexa projekt eller större arbetsgrupper och att leda förändringsarbete. Förmåga att inspirera och motivera, hantera konflikter och samarbeta.

Referenser

Kvalificering på bolagsnivå

Uppdragsförteckning över uppdrag de senaste 5 åren, med omfattning i timmar och uppgift om kunden var privat eller offentlig. Minst 25 % av uppdragen ska ha utförts åt offentlig verksamhet.

Utvärdering per konsult

Två referensuppdrag per erbjuden konsult, från två olika uppdragsgivare. Det blir totalt sex uppdrag. Minst tre av de sex ska vara från offentlig förvaltning. Uppdragen ska vara genomförda de senaste 5 åren och omfatta minst 400 timmar. Beskrivningen ska innehålla konsultens roll, beställarens behov, upplägg med tidsåtgång, organisation, metod, rapportering och resultat, samt kontaktuppgifter till referenten. Kommunen kontaktar referenterna via e-post vecka 47–48 med 6 arbetsdagars svarstid. Om en referent inte svarar blir mervärdet 0 kr.

Leverantören

Kreditrating

Rating på minst 50 hos Creditsafe. Ramavtalsvillkoren godtar även minst 3 hos Syna. Kommunen gör kontrollen själv. Om ratingen inte når upp till nivån, eller om den inte kan tas fram (till exempel för nystartade bolag), kan bolaget visa ekonomisk styrka på annat sätt: med godkänd nivå hos ett annat kreditvärderingsinstitut, eller med intyg från bank eller revisor.

Årsomsättning

Inga krav på minsta årsomsättning ställs.

Erfarenhet och organisation

Minst 3 års erfarenhet av den typ av konsulttjänst som upphandlas. En beskrivning av organisation, kapacitet, kompetens och erfarenhet ska bifogas, inklusive antalet konsulter på nivå 4 och 5 som bolaget förfogar över.

ISO-certifiering

Bolaget ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningssystem. ISO 9001 eller likvärdigt räcker. Annars godtas en egen beskrivning av kvalitetspolicy och kvalitetsmål, hantering av avvikelser och klagomål, och uppföljning av ledningssystemet. Bolaget ska ha ett dokumenterat miljöledningssystem. ISO 14001, EMAS, FR2000, miljödiplomering eller likvärdigt räcker. Annars godtas en egen beskrivning av miljöpolicy och miljömål, rutin för att följa lagar och regler, och uppföljning av ledningssystemet. Inga krav ställs på ledningssystem för informationssäkerhet eller arbetsmiljö.

Utvärdering

Ramavtalet tilldelas efter bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Kommunen använder en prisavdragsmodell: jämförelsevärdet är pris minus de prisavdrag anbudet får för kvalitet.

Pris

Timpris anges för konsult på nivå 4 och nivå 5. Timpriserna ska stå i rimlig relation till varandra. Ramavtalspriset är ett takpris, och ett lägre pris kan anges vid avrop. Priset ska inkludera allt. Resekostnader, traktamente, restid, övertid, jour, beredskap och obekväm arbetstid ersätts inte.

Kvalitet

Referensuppdrag: båda referenserna för varje konsult bedöms utifrån leverantörens beskrivning och referentens svar. Avdraget är 0, 99, 201 eller 300 kr per uppdrag, med högst 1 800 kr totalt. Kundnöjdhet: beskrivning på högst 1 500 ord av hur konsultens insatser följs upp, hur synpunkter och korrigeringar hanteras och hur förbättringsarbetet går till. Avdraget är 0, 264, 536 eller 800 kr. Maximalt prisavdrag är 2 600 kr.

Avrop

Kandidatens CV och kompetens, referensuppdrag, inställelsetid och anpassning till önskad start och slut, samt genomförandeplan när en sådan efterfrågas, ger kvalitet 70 %. Pris per timme ger 30 %.