Sammanfattning
Omfattning
Öppet förfarande för ett ramavtal om husarkitekter (A-arkitekter), inredningsarkitekter (I-arkitekter) och tillhörande projektledning. Ramavtalet ska täcka behoven hos UD:s Fastighets- och logistikenhet (UD FAST) för svenska utlandsmyndigheter (ambassader, delegationer, representationer och konsulat). Huvuddelen av uppdragen gäller anpassning och förändring av lokaler i befintliga fastigheter. Det ingår också projektering av nya lokaler när myndigheter öppnas eller byter lokal, samt bedömningar av potentiella residens och chefsbostäder. Det är inte tillåtet att lämna anbud på delar av upphandlingen. Uppdragen omfattas av säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddslagen, och ett separat säkerhetsskyddsavtal ska tecknas med konsulten. Avtalets giltighet förutsätter att detta avtal finns.
Tjänsten
Uppdragsprocess
Konsulten gör platsbesök med UD FAST och tar fram utkast till planlösning som underlag för val av lokal. Projekteringen sker i Stockholm. Där tas underlag till bygghandlingar fram som blir förfrågningsunderlag till lokala byggentreprenörer. Handlingarna anpassas normalt av en lokal arkitekt. Konsulten utvärderar inkomna entreprenadanbud i samråd med beställaren och bistår vid kontraktsförhandlingar. Platsbesök hos vald entreprenör och dess referensobjekt kan förekomma. Under byggtiden ansvarar konsulten för löpande kontakt med entreprenör och kontrollant, platsbesök för avstämning av materialval och problemlösning, samt besiktningar under produktion och före övertagande. Vid projektavslut görs en utvärdering och konsulten överlämnar relationshandlingar.
Leveranser och krav på utförande
Program-, system-, bygg- och relationshandlingar ska kunna tas fram på både svenska och engelska. Enklare presentationer ska kunna levereras, till exempel perspektivillustrationer av exteriöra och interiöra miljöer. Ritningar levereras i DWG och PDF. Möbel- och materialillustrationer levereras i format kompatibla med Illustrator eller InDesign. Konsulten ska känna till och ansvara för att lokala byggregler följs, till exempel kulturminnesmärkning och brandskyddsföreskrifter. Kanslilokalerna ska ha god arbetsmiljö, hög säkerhet, hållbarhet och flexibilitet. De ska exponera Sverige och svensk formgivning. Väntrum, sammanträdesrum och chefsrum ska ägnas särskild omsorg. Lokala produkter och material ska användas i möjligaste mån, utan att ge avkall på svensk eller nordisk framtoning. Konsulten ska kunna visa ekonomiska lösningar och beakta miljökrav. I-arkitekterna ansvarar för projektering och förvaltning av inredning i kanslilokaler och residens. Själva inredningen beställs via beställarens befintliga avtal. Projektledare kan användas som ansvarig projektledare i större projekt, som avlastning för UD FAST, eller för mindre projekt och uppgifter. Konsulten ska vid behov kunna erbjuda tekniska konsulttjänster som VVS, el och konstruktör/statiker. Konsulten kan åläggas samordningsansvar, och ska utse BAS-P samt hantera arbetsmiljösamordning i planerings- och projekteringsskedet.
Avrop och arbetsformer
Avrop sker via e-post. Skriftlig orderbekräftelse ska lämnas inom fem arbetsdagar, och uppdrag ska kunna påbörjas inom tre veckor. Arbetet utförs delvis utomlands, även i länder där UD avråder från resor. Konsulten har huvudansvaret för visering. Resor bokas via beställarens resebyrå. Konsulternas personal arbetar i beställarens IT-miljö med beställarens datorer. Inget arbete får utföras eller sparas på konsultens hårdvara eller i konsultens IT-miljö. Personalen ska följa UD:s etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring och Regeringskansliets riktlinjer för resor och möten. Säkerhetsskyddet innebär säkerhetsprövning av personal och eventuellt registerkontroll. Konsulten ska ha en säkerhetsskyddschef och säkerställa att bemanningen är stabil över tid, så att konsulter och underkonsulter inte byts ut med kort varsel. Byte eller tillägg av underkonsult kräver skriftligt medgivande från beställaren.
Konsulter/Kompetenser
CV eller konsultprofil lämnas på anmodan och vid beställning. Bemanning av varje uppdrag sker i samråd med UD FAST. Uppdragsansvarig A-arkitekt (namnges vid avtalstecknandet) SAR/MSA eller likvärdigt, det vill säga masterexamen i arkitektur och kvalificerad yrkestitel i Sverige eller EU. Minst tio års erfarenhet som A-arkitekt, varav minst tre år som uppdragsansvarig. Minst tre uppdrag som uppdragsansvarig under de senaste fem åren. Erfarenhet av bostads- och kontorsprojekt med minst tre intressenter, samt av arkitekttjänster utanför Sverige. Kunskap om svensk bygglagstiftning, tillgänglighet och arbetsmiljö. Kunskap och erfarenhet av svenska/europeiska normer för skyddsklasser samt intrångs-, perimeter- och skalskydd.
Handläggande A-arkitekt
SAR/MSA eller likvärdigt. Minst tio års erfarenhet som A-arkitekt, varav minst tre år som handläggande. Minst tre uppdrag som handläggande. Erfarenhet av bostads- och kontorsprojekt utanför Sverige. Kunskap om svensk bygglagstiftning, tillgänglighet och arbetsmiljö. Dokumenterad erfarenhet av fastighetsuppdrag åt minst en beställare med säkerhetskänslig verksamhet. Erfarenhet av att bistå vid utvärdering av entreprenadanbud.
Medverkande A-arkitekt
SAR/MSA eller likvärdigt. Minst två års erfarenhet som A-arkitekt.
Handläggande I-arkitekt
SIR/MSA eller likvärdigt. Minst tio års erfarenhet som I-arkitekt, varav minst tre år som handläggande. Minst tre uppdrag som handläggande. Erfarenhet av inredningsuppdrag både i nya byggnader och i kulturhistoriska byggnader, med kunskap om stil- och byggnadshistoria.
Medverkande I-arkitekt
SIR/MSA eller likvärdigt. Minst tre års erfarenhet som I-arkitekt.
Projektledare
Tio års erfarenhet av att leda, planera och genomföra projekt inom fastighetsområdet. Erfarenhet av projekt utomlands, inklusive beredskap för resor till länder där UD avråder. Minst tre års erfarenhet av fastighetsjuridik och fastighetsförvaltning. Engelska krävs; andra språk är fördelaktigt. Erfarenhet av bostads- och kontorsprojekt utanför Sverige. Kunskap om svensk bygglagstiftning, tillgänglighet och arbetsmiljö. Erfarenhet av fastighetsuppdrag åt minst en beställare med säkerhetskänslig verksamhet. Erfarenhet av att bistå vid utvärdering av entreprenadanbud. Övriga krav på konsulter och team Konsulterna ska självständigt, även under svåra förhållanden, kunna planera och utföra uppdrag utomlands. Personalen ska kommunicera obehindrat på svenska i tal och skrift, och dokumentation upprättas på svenska. Konsulter i utlandsuppdrag ska även ha god engelska i tal och skrift. Förstärkningsresurser med likartad kompetens ska finnas vid frånvaro av nyckelperson. Samma konsult ska i största möjliga mån användas genom hela projektet. Vid byte krävs minst motsvarande kompetens och kunskapsöverföring. Personal ska bytas ut om säkerhetsprövningen ger anledning till det.
Referenser
Tre likartade referensuppdrag krävs för kvalificering. Uppdragen ska ha utförts under de senaste fem åren räknat från sista anbudsdag. Pågående uppdrag ska ha pågått i minst ett år. Referensuppdrag 1 – Arkitektuppdrag för kontorslokaler i kulturhistorisk byggnad, i Sverige eller utomlands Projektering av samtida kontorslokaler med anpassning till byggnadens förutsättningar. Beskrivningen ska visa vilka utmaningar och hänsyn som beaktats. Minst 15 arbetsplatser. Referensuppdrag 2 – Arkitektuppdrag för säkerhetslösningar i byggnad med andra hyresgäster utanför Sverige Projektering av säkerhetslösningar för in- och utpassering till egna lokaler, till exempel reception eller personalsluss. Kontorslokalen ska ligga i en byggnad som delas med andra hyresgäster. Utfört åt en uppdragsgivare med säkerhetskänslig verksamhet som omfattas av säkerhetsskyddslagen. Referensuppdrag 3 – Inredningsuppdrag för representationslokal, i eller utanför Sverige Projektering av lös inredning i representationslokal som ingår i en representationsbostad, till exempel för landshövding, ambassadör eller företagschef. Befintliga möbler ska ha kombinerats med ny inredning.
Referenstagning
Referenterna bedömer leverantören på fem kriterier med 0–10 poäng vardera: pris, service och kundbemötande, tillgänglighet, kompetens och noggrannhet samt tidsplanering. Poängskalan är 10, 5, 2 eller 0, vilket ger maximalt 50 poäng per referens. Kvalificeringskravet är inte uppfyllt om någon referens ger färre än 25 poäng totalt, eller 0 poäng på något kriterium. Referenten kontaktas högst två gånger via e-post. Om svar inte inkommer inom tio dagar förkastas anbudet.
Utvärdering
Ramavtal tilldelas de två leverantörer vars anbud är ekonomiskt mest fördelaktiga enligt bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Leverantören med högst kvalitetspoäng rangordnas som nummer 1 och får cirka 80 % av volymen; nummer 2 får cirka 20 %.
Pris
Timpriserna är fastställda av beställaren och lika för alla, så endast kvalitet utvärderas.
Uppdragsansvarig A-arkitekt: 1 450 kr
Handläggande A-arkitekt: 1 250 kr Medverkande A-arkitekt: 1 000 kr Handläggande I-arkitekt: 1 250 kr Medverkande I-arkitekt: 1 000 kr
Projektledare: 1 450 kr
Priserna är fasta i 12 månader och indexregleras därefter årligen enligt K21. Restid vid utlandsuppdrag ersätts med ordinarie timpris, högst åtta timmar per dygn. Resor inom Sverige ersätts inte.
Kvalitet
Leverantören lämnar beskrivningar av sitt arbetssätt för två fiktiva scenarier, högst fem A4-sidor vardera inklusive bilder. Beskrivningarna bör vara avidentifierade. Det föreslagna arbetssättet blir en del av avtalet för vinnande leverantörer. Scenario 1 gäller förtätning av ambassad X till flexibel planlösning. Ambassaden har personal från flera myndigheter med olika arbetskulturer, behov av separata utrymmen för känsliga samtal, snäv tidsram efter ett politiskt beslut, krock med andra projekt och ökat resursbehov. Beskrivningen ska täcka: ett lösningsorienterat arbetssätt relevanta lösningsförslag hur framdrift skapas när intressenterna har motstridiga behov tillgänglighet vid korta tidsramar och förmåga att tillföra rätt resurser vid ökat behov Scenario 2 gäller renovering och tillbyggnad av kulturmärkt ambassad Y i land Z. Ramarna är begränsad budget, krav på tillgänglighet och god arbetsmiljö, representativitet, materialval efter lokal tillgång och lokala entreprenörer. Beskrivningen ska täcka: ett yrkesmässigt arbetssätt nytänkande och kreativitet processer för tillgänglighet och god arbetsmiljö Varje scenario bedöms med 0–3 poäng utifrån måluppfyllelse, konkreta och välmotiverade resonemang samt förståelse för beställarens behov. Maximal totalpoäng är 6. Leverantören kan kallas till muntlig presentation i Stockholm. Minst ombud och uppdragsansvarig ska då närvara, och ingen ersättning utgår. Presentationen syftar endast till att säkerställa att beskrivningarna tolkats korrekt.